WISSENSWERTES | 21.08.2017
Zu Kontrollmöglichkeiten betrieblicher Kommunikation – Teil 2: Email und Internet bei nicht erlaubter Privatnutzung
Im ersten Teil dieses Beitrags stand die Kontrolle betrieblicher Internet- und E-Mail-Kommunikation bei erlaubter Privatnutzung im Mittelpunkt. Im Ergebnis konnte eine solche Erlaubnis der Privatnutzung nicht empfohlen werden, da die potenziellen Vorteile in der Kommunikationsfreiheit der Mitarbeiter weit hinter den möglichen Problemstellungen für einen reibungslosen Geschäftsablauf zurück bleiben. In diesem zweiten Teil sollen daher Kontrollmöglichkeiten des Arbeitgebers der Internet- und E-Mail-Kommunikation bei einzig dienstlich gestatteter Nutzung näher beleuchtet werden.
Arbeitgeber kein Diensteanbieter
Ein – wenn nicht der – wesentliche Unterschied zur Konstellation einer erlaubten Privatnutzung ist derjenige, dass bei ausschließlich dienstlich gestattetem Gebrauch der betrieblichen Kommunikationsmittel, der Arbeitgeber nicht als Diensteanbieter im Sinne des § 3 Nr. 6 Telekommunikationsgesetz (TKG) gilt. Die rechtliche Zulässigkeit des Zugriffs auf die Kommunikation durch den Arbeitgeber beurteilt sich dann nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), das insoweit einigen Spielraum gewährt (§§ 28; 32 BDSG).
Inhaltskontrolle betrieblicher Kommunikation
In dieser Konstellation der ausschließlich dienstlich erlaubten Nutzung der betrieblichen Kommunikationsmittel ist der Arbeitgeber grundsätzlich berechtigt, von dem Inhalt sämtlicher dienstlicher E-Mails Kenntnis zu nehmen. Die Mitarbeiter sind sich der Tatsache bewusst, dass sämtliche E-Mail-Korrespondenz unter dem Vorbehalt einer inhaltlichen Kontrolle durch den Arbeitgeber steht. Schließlich ergibt sich dies – neben der arbeitsvertraglichen Regelung – auch aus der zugrundeliegenden Zweckbindung der Kommunikation, nämlich der Bewältigung des alltäglichen Geschäftsaufkommens. Dass E-Mail-Kommunikation in sonstiger Weise besonders schutzbedürftig wäre z.B. aufgrund der Spontanität der Nutzung (teilweise verglichen mit einem Telefongespräch) wird sich nicht mehr vertreten lassen. Vielmehr ist die E-Mail-Korrespondenz dem sonstigen geschäftlichen Schriftverkehr inzwischen weitestgehend gleichgestellt (Textform, § 126b BGB; Geschäftsbrief, § 35a GmbHG ). Eine schriftliche Regelung der Nutzung der dienstlichen Telekommunikationskanäle ist in jedem Fall zu empfehlen. Gleichwohl gehört es – auch ohne eine solche Regelung – zu den grundsätzlichen Rechten des Arbeitgebers, dass dieser sämtliche Geschäftsvorgänge, und hierzu zählt auch die dienstliche Kommunikation der Mitarbeiter, kontrollieren darf.
Inhaltskontrolle ohne Kenntnis und Mitwirkung des Mitarbeiters
Als problematisch kann sich diejenige Situation darstellen, in der ein Arbeitgeber aus dahingestellten Gründen eine Inhaltskontrolle von z.B. dienstlicher E-Mail-Kommunikation ohne Kenntnis und Mitwirkung des Arbeitnehmers vorzunehmen gedenkt. Gemäß § 32 Abs. 1 Satz 1 BDSG ist der Zugriff auf personenbezogene Daten eines Beschäftigten dann zulässig, wenn der Arbeitgeber dabei Rechte wahrnimmt, die zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Ausgehend vom grundsätzlichen Weisungsrecht des Arbeitgebers ist hier eine Vielzahl von Fällen denkbar. Der stichprobenartige Zugriff auf die dienstliche E-Mail-Korrespondenz der Mitarbeiter ist nach insoweit zutreffender Auffassung gemäß § 32 Abs. 1 Satz 1 BDSG nicht zu beanstanden. Anders wäre dies zu beurteilen, wenn der Arbeitgeber lücken- und möglicherweise anlasslos die betriebliche E-Mail-Kommunikation überwachen will. Eine derart umfassende Kontrolle wäre in Relation zum allgemeinen Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers unverhältnismäßig und damit im Ergebnis rechtswidrig. Im Übrigen ist dem Arbeitgeber auch bei ausschließlich erlaubter dienstlicher Nutzung der betrieblichen Kommunikationsmittel der Zugriff auf private E-Mails untersagt, wenngleich sich in dieser Konstellation hinsichtlich der Erkennbarkeit vergleichbare Probleme wie bei der erlaubten Privatnutzung stellen (siehe dazu bereits Teil 1).
Nach § 32 Abs. 1 Satz 1 BDSG ist der Zugriff auf personenbezogene Daten der Beschäftigten zudem zulässig, wenn dies der Aufdeckung von Straftaten dient. Allerdings müssen auch in einem solchen Fall tatsächliche Anhaltspunkte den Verdacht begründen, dass der betroffene im Beschäftigungsverhältnis eine Straftat begangen hat. Besonders praxisrelevant ist hier regelmäßig der Schutz von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen vor allem im Zusammenhang mit ausscheidenden Mitarbeitern.
Inhaltskontrolle an Verhältnismäßigkeit zu messen
Letztlich wird die Rechtmäßigkeit der Inhaltskontrolle betrieblicher Kommunikation an dem Verhältnismäßigkeitsgrundsatz gemessen. Das bedeutet, dass es allen voran keine milderen Mittel beispielsweise zur Aufklärung des Verdachts einer möglichen Straftat im Beschäftigungsverhältnis als die Kontrolle der dienstlichen Korrespondenz geben darf und sich diese daher im Ergebnis als verhältnismäßig darstellen kann. Ist der Verdacht in die eine oder andere Richtung aufgeklärt, ist das „Screening“ umgehend zu beenden. Gleiches gilt, wenn sich ein durch tatsächliche Anhaltspunkte begründeter Verdacht nach einem angemessenen Zeitraum als unbegründet erwiesen hat.
Praxishinweis
In Ausübung des Weisungsrechtes sollte der Arbeitgeber dafür Sorge tragen, dass je nach Relevanz eines Geschäftsvorganges die E-Mail-Korrespondenz in Kopie auch an einen weiteren Mitarbeiter oder auch leitenden Angestellten weiterzuleiten ist. Das „Screening“ betrieblicher Kommunikation sollte auf Fälle begrenzt werden, in denen tatsächliche Anhaltspunkte den Verdacht begründen, dass der oder die Betroffenen im Beschäftigungsverhältnis Straftaten begangen haben. Als Grundsatz gilt jedoch, dass die private Kommunikation der Mitarbeiter dem Zugriff des Arbeitgebers entzogen ist.