WISSENSWERTES | 14.08.2017

Zu Kontrollmöglichkeiten betrieblicher Kommunikation – Teil 1: Email und Internet bei erlaubter Privatnutzung

Die Kontrolle betriebsrelevanter Kommunikationsmittel ist für beinahe jedes Unternehmen von Bedeutung. Dies nicht zuletzt, um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren und den zunehmenden datenschutzrechtlichen Anforderungen entsprechen zu können. Unternehmen haben daher regelmäßig ein nachvollziehbares Interesse daran, die Nutzung von Kommunikationsmitteln wie Internet, E-Mail und Telefon zu überwachen. Neben der Verursachung möglicher Kosten steht in diesem Zusammenhang nicht zuletzt die Tatsache im Vordergrund, dass durch die private Nutzung der dienstlichen Kommunikationsmittel ein erhebliches Maß an Arbeitszeit verloren geht. Neben weiteren Compliance-Gesichtspunkten sind allerdings auch trivialere Anliegen des Arbeitgebers wie beispielsweise die Organisation von Urlaubsvertretungen (E-Mail, Telefon) denkbar. Sämtliche der genannten Themenkreise stellen in letzter Konsequenz eine Leistungs- und Verhaltenskontrolle der Arbeitnehmer dar, deren Rechtmäßigkeit nur unter Einhaltung enger Grenzen gewahrt werden kann. An dieser Stelle kollidiert regelmäßig das Kontrollinteresse des Arbeitgebers mit dem Recht der Arbeitnehmer auf informationelle Selbstbestimmung. Diese Rechte in Waage zu halten, ist nicht einfach und stellt in der Praxis eine erhebliche Herausforderung dar.

In diesem und einem Folgebeitrag möchten wir Ihnen beispielhaft an der Kontrolle der Internet- und E-Mail-Nutzung rechtliche Gestaltungsmöglichkeiten und die jeweiligen Rechtsfolgen aufzeigen.

Teil 1 – Erlaubte Privatnutzung und Kontrolle von Internet und E-Mail

Gestattet der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern die private Nutzung des betrieblichen E-Mail-Kontos, findet nach der – soweit ersichtlich – herrschenden Auffassung das Telekommunikationsgesetz (TKG) Anwendung. Daraus folgt, dass der Arbeitgeber in vollem Umfang an das Fernmeldegeheimnis gebunden und hinsichtlich der Kontrolle der E-Mails seiner Angestellten erheblich eingeschränkt ist. Die Entscheidung ob und wenn ja inwieweit die private Nutzung betrieblicher Kommunikationsmittel erlaubt ist, obliegt einzig dem Arbeitgeber. Ist diesem daran gelegen, jegliche private Nutzung auszuschließen, ist eine arbeitsvertragliche Regelung dessen empfehlenswert. Ein solches Vorgehen schließt etwaige Ungereimtheiten im Zusammenhang mit der Entstehung eines möglichen Anspruchs im Rahmen einer betrieblichen Übung aus. Beispielhaft können könnte eine solche vertragliche Regelung etwa wie folgt lauten:

„Der von Seiten des Arbeitgebers zu Verfügung gestellte Internet-Zugang sowie der betriebliche E-Mail-Account dienen ausschließlich der Erfüllung dienstlicher Aufgaben. Eine private Nutzung ist ausgeschlossen.“

In dem sich diesem Beitrag anschließenden Teil 2 werden wir auf diese Gestaltungsvariante noch näher eingehen.

Fernmeldegeheimnis (§ 88 TKG)contra Inhaltskontrolle

Ausgehend von den Vorgaben des Fernmeldegeheimnisses ist eine Inhaltskontrolle privater E-Mails vom Grundsatz her unzulässig. Gestattet der Arbeitgeber demnach die private Nutzung betrieblicher E-Mail-Accounts ist ihm der Zugriff auf private Nachrichten regelmäßig versagt. Dies vor allem deshalb, da für den Arbeitgeber als Diensteanbieter ein berechtigtes Interesse zur E-Mail-Kontrolle nicht ersichtlich ist, weil dieses letztlich der Erbringung der eigentlichen Telekommunikationsdienstleistung dienen müsste (§ 88 Abs. 3 Sätze 1 und 2 TKG). Liegt keiner der wenigen Ausnahmetatbestände wie beispielsweise der bereits hinreichend konkretisierte Verdacht in Bezug auf eine begangene oder geplante Straftat vor, wird dem Arbeitsgeber die inhaltliche Überprüfung der privaten Kommunikation über den betrieblichen Account des Arbeitnehmers verwehrt bleiben. Hierbei kann der Arbeitgeber noch vor der Problematik stehen, dass betriebliche und private Kommunikation nicht immer zweifelsfrei voneinander zu trennen sind und häufig auch innerhalb einer E-Mail vermengt werden. In einem solchen Fall wäre ihm dann sogar der Zugriff auf die elektronische Geschäftskorrespondenz versagt. Eine Trennung zwischen dienstlicher und privater E-Mail-Korrespondenz lässt sich praktisch kaum verwirklichen, weil dies auch den Einfluss des IT-Administrators ausschließen würde, dessen Zugriff schon aus systemrelevanten Sicherheitsaspekten heraus stets gewährleitet sein muss.

In der Praxis kann die Problemstellung des steten Zugriffs auf die Korrespondenz der Mitarbeiter erhebliche Auswirkungen auf die Geschäftsabläufe haben. Man denke beispielsweise nur an die urlaubs- oder auch krankheitsbedingte Abwesenheit von Mitarbeitern. Ist in einem solchen Fall der Zugriff auf deren dienstlichen E-Mail-Account rechtlich nicht zu bewerkstelligen, sind die daraus entstehenden unternehmerischen Nachteile offensichtlich.

Ausgehend von der Rechtsprechung des Bundesverfassungsgerichts ist davon auszugehen, dass die zugunsten der Arbeitnehmer wirkende Reichweite des Fernmeldegeheimnisses dann endet, wenn der Empfänger die jeweilige E-Mail von dem Server entfernt hat und dementsprechend ein gesondert ausgestalteter Schutz gegenüber rechtswidrigen Zugriffen Dritter nicht mehr angezeigt ist. Das heißt aber auch, dass das Fernmeldegeheimnis fortgilt, solange sich die E-Mail im Posteingang des Arbeitnehmers befindet. Insoweit ist der Arbeitgeber regelmäßig in seiner Verfügungsgewalt beschränkt.

Praxistipp: Verbot privater Nutzung von E-Mail und Internet

Soll den Mitarbeitern die private Nutzung ihrer betrieblichen E-Mail-Accounts erlaubt sein, sieht sich der Arbeitgeber regelmäßig mit dem weitreichenden Schutz des Fernmeldegeheimnisses konfrontiert, das einer inhaltlichen Kontrolle der E-Mail-Korrespondenz entgegensteht. Aufgrund der potentiell erheblichen negativen Auswirkungen auf den reibungslosen Fortgang der Geschäftsabläufe ist Unternehmen zu einem vertraglich fixierten umfassenden Verbot der privaten Nutzung des dienstlichen E-Mail-Accounts und auch der sonstigen privaten Nutzung dienstlicher Kommunikationsmittel zu raten.

Soll die private Nutzung gleichwohl aus dahingestellten Gründen erlaubt sein, wird teilweise empfohlen, den Arbeitnehmern die Möglichkeit einzuräumen, einen weiteren E-Mail-Account einzurichten, der durch eindeutige Bezeichnung der E-Mail-Adresse von demjenigen zu trennen ist, über den die ausschließlich geschäftliche Korrespondenz abgewickelt wird. Da es gleichwohl bei der bereits beschriebenen Problematik der kaum zu vermeidenden Vermengung von privater mit geschäftlicher Korrespondenz verbleibt – man denke insoweit an den beinahe alltäglichen Fall, dass sich geschäftliche Kontakte auch in den privaten Bereich hineinziehen (und umgekehrt) – ist auch unter diesen Gesichtspunkten von der Gestattung einer Privatnutzung betrieblicher Kommunikationskanäle abzuraten.

Gerne beraten Sie dazu unsere auf den Gebieten des Arbeitsrechts und des IT-Rechts tätigen Rechtsanwälte in einem unserer Standorte in Dresden, Chemnitz oder Leipzig.

Teil 2 dieses Beitrages beschäftigt sich mit der Inhaltskontrolle von Internet und E-Mails bei ausschließlich dienstlicher Nutzung.

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