WISSENSWERTES | 08.07.2019
Keine Entwarnung für Dienstreisen ins Ausland – A1-Bescheinigung weiterhin erforderlich
Seit dem Jahr 2010 sind Arbeitgeber (oder Arbeitnehmer) verpflichtet, Entsendungen in Mitgliedsstaaten der EU, des EWR und in die Schweiz dem zuständigen Sozialversicherungs-träger zu melden. Geregelt ist das in der VO (EG) 883/2004 vom 29. April 2004. In dieser Verordnung werden Regelungen zur Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit der betroffenen Staaten getroffen, die u.a. eine Doppelversicherung (oder Nichtversicherung) von Arbeitnehmern bei Auslandstätigkeiten vermeiden sollen.
A1-Bescheinigung – Vermeidung doppelter Sozialversicherungsbeiträge
Wird ein (deutscher) Arbeitnehmer, Selbstständiger oder Beamter für sein Unternehmen im EU-Ausland (auch Staaten des EWR und Schweiz) tätig, würden ohne die besondere Regelungen der o.g. EU-Verordnung doppelte Sozialversicherungsbeiträge drohen. Neben der Versicherungspflicht in Deutschland wären aufgrund der Tätigkeit im Ausland möglicherweise auch ausländische Sozialabgaben zu entrichten. Um dies bei nicht langfristigen Auslandseinsätzen zu vermeiden, wurde vereinbart, dass in solchen Fällen nur Versicherungspflicht im Heimatland des Arbeitnehmers besteht. Als Nachweis für die Versicherungspflicht im Heimatland und somit für die Versicherungsfreiheit im Ausland gilt die A1-Bescheinigung.
A1-Bescheingung auch bei kurzfristigen Einsätzen
Bei der „klassischen“ Arbeitnehmerentsendung, die regelmäßig über mehrere Monate oder Jahre erfolgt, bestehen bei vielen Unternehmen klare Vorgaben, wie eine solche Doppelversicherung oder Nichtversicherung vermieden werden kann. Der „Königsweg“ dabei ist die Beantragung der A1-Bescheinigung vor Entsendung.
Häufig besteht aber der Irrglaube, dass die A1-Bescheinigung nur bei mehrmonatigen Projekten im Ausland erforderlich sei. Dem ist aber nicht so. Selbst für eintägige Dienstreisen bzw. stundenweise Aufenthalte muss eine A1-Bescheinigung beantragt werden. Auch Semi-narbesuche fallen unter diese Regelung.
Zu Beginn dieses Jahres kursierten verschiedene Meldungen, dass die EU die A1-Bescheinigungen abschaffen will. Leider besteht nunmehr Klarheit darüber, dass die von vielen Wirtschaftsvertretern gewünschte Abschaffung der A1-Bescheinigung, insbesondere für kurzfristige Dienstreisen, in absehbarer Zeit nicht kommen wird.
Erstes Risiko: Bußgelder bei fehlender A1-Bescheinigung
Die „gelebte Praxis“ vieler Unternehmen, dass bei kurzfristigen Dienstreisen auf die Beantragung einer A1-Bescheinigung bewusst oder in Unkenntnis der Notwendigkeit verzichtet wird, sollte vor dem Hintergrund verstärkter Kontrollen im Ausland unbedingt überdacht werden. Insbesondere aus Frankreich, Österreich und Griechenland sind erste Bußgeldfälle bekannt geworden.
Zweites Risiko: Doppelte Beitragspflicht und Streit im Schadensfall
Neben der Erhebung von Bußgeldern drohen auch zusätzliche Sozialversicherungsbeiträge im Tätigkeitsstaat. Und wenn im Ausland ein Schadensfall eintritt, sind Streitigkeiten zwischen dem inländischen und ausländischen Versicherungsträger über die Leistungspflicht vorprogrammiert.
Drittes Risiko: Probleme mit ausländischem Auftraggeber
Nicht selten sind sozialversicherungsrechtliche Fragestellungen Teil eines unternehmensinternen Compliance-Systems. Somit besteht die Gefahr, dass ausländische Auftraggeber die A1-Bescheinigung künftig als Voraussetzung für das Tätigwerden im Ausland fordern. Bei Nichtvorlage derselben besteht somit das Risiko, dass der Zutritt zur ausländischen Baustelle bzw. zum ausländischen Unternehmen des Auftraggebers verweigert wird. Wenn dadurch der Auftragnehmer vertraglich vereinbarte Leistungen nicht oder nicht fristgerecht erfüllen kann, können Vertragsstrafen oder Schadensersatzforderungen entstehen.
Elektronisches Antragsverfahren
Seit Beginn des Jahres 2019 können Anträge auf Erteilung einer A1-Bescheinung nur noch elektronisch gestellt werden (in Ausnahmefällen bis 30.06.2019 noch in Papierform). Für gesetzlich versicherte Arbeitnehmer ist die jeweilige Krankenkasse zuständig; für Selbstständige, Beamte und privat Versicherte andere Stellen. Bei Dauereinsätzen kann eine „Dauerbescheinigung A1“ gesondert für jeden Tätigkeitsstaat beantragt werden. Die Beantragung erfolgt zumeist über das Lohnprogramm des Unternehmens, welches regelmäßig auch Nachweise für die Beantragung generiert.
Nachträgliche Beantragung einer A1-Bescheinigung?
Gerade bei kurzfristig anberaumten Auslandseinsätzen ist eine Beantragung der A1-Bescheinigung vor Beginn der Dienstreise im Einzelfall nicht möglich. Nach Auffassung des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales kann die A1-Bescheinigung auch nachträglich mit Rückwirkung beantragt werden. Dies deckt sich auch mit der Rechtsprechung des EuGH (EuGH-Urteil vom 30.03.2000 – C-178/97). Allerdings haben einige Mitgliedsstaaten nationale Vorschriften erlassen, die zwingend eine Beantragung der A1-Bescheinigung vor Beginn der Tätigkeit im Ausland vorschreiben. Deshalb ist allen Unternehmen – auch vor dem Hintergrund begonnener Kontrollen und möglicher Bußgelder – zu empfehlen, für Arbeitnehmer vor Dienstreiseantritt die A1-Bescheingung zu beantragen und die A1-Bescheinigung bei der Dienstreise mitzuführen. Da die Antragsbearbeitung durchaus ein paar Tage in Anspruch nimmt, sollte die Beantragung möglichst frühzeitig erfolgen. Es gilt der Grundsatz: erst Antrag und Ausstellung der A1-Bescheinigung, dann Dienstreise!
A1-Bescheinung und Compliance-Systeme
Unternehmen, die regelmäßig Arbeitnehmer ins Ausland entsenden bzw. Mitarbeiter ausländischer Auftraggeber in Deutschland tätig werden lassen, sollten die damit verbundenen sozialversicherungsrechtlichen Aspekte in ein bestehendes Compliance-System implementieren bzw. alternative Maßnahmen ergreifen, die eine sachgerechte Behandlung solcher Sachverhalte gewährleistet.
Handlungsempfehlungen
Vor dem Hintergrund drohender Bußgelder, doppelter Beitragszahlungen und möglicher Vertrags- und Schadensersatzforderungen ist jedem Unternehmen, das Arbeitnehmer im Ausland tätig werden lässt, zu empfehlen, die sozialversicherungsrechtlichen Fragen vorab zu klären und auch vorab eine A1-Bescheinigung zu beantragen.
Auch sind ggf. Prozesse im Unternehmen zu optimieren. Insbesondere in größeren Unternehmen bzw. in Unternehmen mit dezentraler Struktur sind die Prozesse Dienstreiseantrag und Dienstreiseabrechnung entkoppelt. Häufig erfolgt die Beantragung von Dienstreisen in den Fachabteilungen; die Abrechnung dann aber mit Zeitverzug in der Personalabteilung. Zu diesem Zeitpunkt ist es für die Beantragung einer A1-Bescheingung zu spät. Somit sollten Unternehmen ihre diesbezüglichen Prozesse überprüfen und anpassen.
Aber auch für Unternehmen, die ausländische Arbeitnehmer im Inland tätig werden lassen, sollten ihre Compliance-Regelungen überprüfen und ggf. anpassen.